Herramientas y aplicaciones para la gestión y monitoreo del teletrabajo

Herramientas y aplicaciones para la gestión y monitoreo del teletrabajo

Tras la pandemia, todos estamos ya familiarizados con la modalidad del teletrabajo. Sin embargo, algunas empresas pueden estar teniendo dificultades para adaptarse a esta nueva fórmula laboral debido a la falta de herramientas y recursos adecuados. Muchas compañías todavía están acostumbradas a trabajar en un entorno presencial y pueden encontrar difíciles cambiar sus procesos y estrategias para adaptarse al teletrabajo. También pueden surgir problemas de comunicación y coordinación en equipo, ya que las personas no están en el mismo lugar físico.

En este artículo vamos a intentar dar a conocer algunas de las herramientas que más están utilizando las empresas para gestionar a sus teletrabajadores.

Podemos clasificar las herramientas en tres categorías principales: aplicaciones de comunicación, herramientas de gestión del teletrabajo y herramientas de monitoreo de la productividad de los teletrabajadores.

Aplicaciones de comunicación

Las aplicaciones de comunicación son herramientas que permiten a las personas comunicarse y colaborar en línea cuando trabajan desde casa u otro lugar fuera del lugar de trabajo tradicional. Estas aplicaciones suelen incluir características como chat en grupo, videollamadas y compartición de archivos, lo que facilita la comunicación y la coordinación en equipo. Estas herramientas son muy útiles para mantener la comunicación y la colaboración en equipo efectivas en entornos de teletrabajo. Algunas de las principales aplicaciones de comunicación para teletrabajadores son las siguientes:

  • Zoom: Es una aplicación de videoconferencia que permite a las personas reunirse en línea y colaborar en tiempo real.
  • Microsoft Teams: Es una herramienta de comunicación y colaboración en equipo que permite a las personas chatear, reunirse en línea y compartir archivos.
  • Skype: Es una aplicación de mensajería y videollamada que permite a las personas mantenerse en contacto y colaborar en tiempo real.
  • Slack: Es una plataforma de colaboración y comunicación en línea que facilita la comunicación y el trabajo en equipo entre las empresas y sus empleados.

Aplicaciones de gestión del teletrabajo

Las aplicaciones de gestión remoto son herramientas diseñadas para ayudar a las empresas y a sus empleados a llevar a cabo el teletrabajo. Estas aplicaciones pueden incluir funcionalidades como la asignación de tareas y el seguimiento del progreso de los proyectos entre otros. Algunas de las más conocidas son:

  • Trello: Es una aplicación de gestión de proyectos y tareas que permite a las personas colaborar y mantenerse organizadas de manera efectiva.
  • Asana: Es una aplicación de gestión de proyectos y tareas que ayuda a las empresas a planificar, organizar y seguir el progreso de sus proyectos y tareas. La aplicación permite a los usuarios crear y asignar tareas, establecer fechas límite y seguir el progreso de cada tarea en un tablero visual, lo que facilita la coordinación y la colaboración entre los miembros del equipo.
  • Google Drive: Es un servicio de almacenamiento en línea que permite a las personas compartir y colaborar en documentos, hojas de cálculo y otros archivos.
  • Basecamp: Es una aplicación de gestión de proyectos que ayuda a las personas a colaborar y a mantenerse organizadas en un solo lugar.
  • Jira: Es una herramienta de software propietaria para la gestión de proyectos, el seguimiento de errores y la resolución de problemas. La aplicación fue creada por la empresa australiana Atlassian.
  • Todoist: Es una aplicación de gestión de tareas y productividad que ayuda a las personas a organizar y completar sus tareas diarias.

Herramientas de monitoreo de la productividad

Una de las preguntas más recurrentes de los empresarios suele ser: ¿Existen herramientas que vigilen y auditen el trabajo que hace un teletrabajador? ¿Cómo puedo controlar a mi equipo si se encuentra teletrabajando?

Hay bastantes herramientas que pueden ayudar a las empresas a vigilar y auditar el trabajo de los teletrabajadores. Estas herramientas generalmente se conocen como «monitores de teletrabajo» y pueden ayudar a las empresas a medir el rendimiento y la productividad de los teletrabajadores de manera efectiva. Os pongo a continuación algunos ejemplos de las más populares:

  • Teraming: Es una herramienta permite a los empresarios monitorear la actividad de sus empleados en tiempo real, recopilar datos sobre su rendimiento y productividad, y generar informes y alertas para identificar posibles problemas o oportunidades de mejora. Además, la herramienta también incluye características de cumplimiento y seguridad para ayudar a las empresas a cumplir con las leyes y regulaciones aplicables.
  • Time Doctor: Es una herramienta de seguimiento de tiempo que permite a las empresas medir el tiempo que los teletrabajadores dedican a cada tarea y proyecto. La aplicación también incluye características de seguimiento de actividad y productividad, como el seguimiento de la actividad del ratón y del teclado, el bloqueo de sitios web inapropiados y el seguimiento de la asistencia.
  • ActivTrak: Es una aplicación de monitorización de actividad de empleados que ayuda a las empresas a controlar y optimizar el rendimiento de sus empleados.
  • Hubstaff: Esta aplicación monitorea el tiempo que los empleados dedican a cada tarea y proyecto, recopila datos sobre su productividad y rendimiento, y genera informes y alertas para identificar posibles problemas u oportunidades de mejora.
  • Timely: Este software potenciado por IA puede ver qué usuarios han registrado o no sus horas de trabajo diarias. Se pueden planificar las duraciones de las tareas y se pueden asignar tareas a los usuarios. También se pueden crear informes detallados y enviarlos a los clientes junto con la factura para dar una perspectiva de lo que se hizo exactamente.
  • Workpuls: una herramienta de seguimiento de tiempo y actividad que permite a las empresas medir el rendimiento y la productividad de los teletrabajadores y detectar cualquier desviación en su comportamiento.

Problemas legales de la monitorización del teletrabajo

Es necesario que el empresario sepa que la legalidad de la monitorización del trabajo de los teletrabajadores depende de la legislación aplicable en el país donde se desempeñen. En algunos casos, puede ser necesario obtener el consentimiento expreso del teletrabajador antes de proceder a su monitorización. En otros casos, puede ser permitido siempre y cuando se respeten ciertos límites y se adopten medidas adecuadas para proteger la privacidad del teletrabajador.

Algunos de los problemas legales que pueden surgir con la monitorización de los teletrabajadores incluyen:

  • Violación de la privacidad: La monitorización del teletrabajo puede implicar el acceso a datos personales y privados de los teletrabajadores, como su historial de navegación en internet o el contenido de sus mensajes y correos electrónicos. Esto puede violar sus derechos a la privacidad y dar lugar a acciones legales por parte de los teletrabajadores.
  • Acoso: La monitorización excesiva o inadecuada del teletrabajo puede ser utilizada para acosar o hostigar a los teletrabajadores.
  • Responsabilidad: La monitorización del teletrabajo tiene que utilizar herramientas que se ajusten estrictamente a la legalidad local. En caso contrario, se podrían generar responsabilidades y dar lugar a sanciones administrativas y multas por parte de las autoridades competentes.

Por lo tanto, es importante consultar las leyes y regulaciones locales antes de implementar cualquier tipo de monitorización del teletrabajo. Si eres empresario, consulta a tu asesor laboral antes de adquirir cualquier herramienta de monitorización.

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