¿Qué es el método Getting Things Done?

Potenciar la productividad y la eficacia de las tareas que se llevan a cabo a lo largo del día es uno de los principales objetivos de empresarios y emprendedores, y ahí es donde entran en juego técnicas como Getting Things Done, también llamado el método GTD.

Aunque son muchos los sistemas destinados a mejorar el rendimiento en el trabajo, como es el caso de la técnica Pomodoro, por ejemplo, el método Getting Things Done hace un especial hincapié en la correcta gestión de las tareas.

¿Qué es el Getting Things Done o método GTD?

Getting Things Done, también conocido por sus siglas como GTD, se puede definir como un método de gestión de actividades que gira en torno a la idea de que el trabajador debe liberar su mente de las tareas que tiene pendientes para poder concentrarse, en exclusiva, en la labor que está realizando para poder llevarla a cabo de la manera más eficaz posible.

En resumen, podemos afirmar que Getting Things Done es el nombre de un sistema de organización de tareas diseñado para mejorar la productividad tanto en la vida personal como en la profesional.

En la actualidad, el GTD se considera una de las metodologías de productividad y organización personal más efectivas del mundo.

¿Quién es el creador del método GTD?

Se trata de David Allen, un consultor estadounidense nacido en diciembre de 1945 que desarrolló el método GTD con la finalidad de incrementar la productividad.

Además, fundó la empresa David Allen Company, un negocio centrado en el entrenamiento ejecutivo y la productividad personal.

Allen también es el autor del libro Getting Things Done, una obra que en español se tradujo como Organízate con eficacia y que reúne todas las claves del método GTD y las complementa con diferentes ejemplos.

Las cinco fases de Getting Things Done

El método GTD comienza con la definición de las tareas que se van a tener que desempeñar a lo largo del día con un claro objetivo: conseguir que todas esas labores estén terminadas al final de la jornada.

Para alcanzar su meta, la metodología Getting Things Done se basa en un total de cinco fases o pasos, que son los que describimos a continuación:

Recopilación

La primera etapa se centra en recopilar, es decir, en elaborar una lista con todas las tareas que hay que desempeñar durante el día y reunirlas en un mismo lugar, ya sea una aplicación móvil, un calendario virtual o un cuaderno tradicional.

Procesamiento

En esta fase hay que preguntarse de qué tipo son las tareas que se van a desempeñar. Si estas requieren una acción, será esencial comenzar por el principio, desempeñar una única actividad al mismo tiempo y realizar de manera inmediata las labores que llevan menos de dos minutos.

Si, por el contrario, las faenas no implican la realización de una acción o no se pueden hacer en ese momento, la persona podrá desecharlas, archivarlas como material de referencia o trasladarlas a una lista llamada “Quizás” o “En otro momento”.

Organización

Llegados a este punto, hay que determinar qué prioridad tienen las tareas y dividirlas en base a las siguientes categorías:

  • Proyectos: reúne objetivos que implican la realización de una o más acciones para poder cumplirse.
  • Material: consiste en almacenar la información necesaria para desempeñar los proyectos en marcha y suele incluir documentos y enlaces a páginas web.
  • Calendario: en el día a día de la inmensa mayoría de los empresarios, empleados y emprendedores existen actividades que se deben realizar en un momento determinado, como es el caso de las reuniones o las comidas con clientes, por ejemplo. En esta fase, es imprescindible plasmar este tipo de acciones en un calendario.
  • Los contextos: en el método GTD los contextos se pueden definir como una forma de agrupar y filtrar tareas según las condiciones en las que se deben desempeñar. La clave es concentrar los quehaceres teniendo en cuenta dónde se van a realizar para poder llevarlos a cabo en el momento idóneo. En este sentido, es posible crear grupos de tareas que se deben hacer frente al ordenador o en la calle, por ejemplo.
  • En espera: incluye las tareas que se han delegado a otra persona o que se encuentran a la espera de una respuesta.
  • Quizás o En otro momento: aquí se incluirían las labores que se desean realizar pero que se llevarán a cabo en otro momento porque resulta imposible dedicarles tiempo o no es el momento adecuado para hacerlas.

Revisión

En esta fase conviene revisar las tareas del día para comprobar si alguna de ellas ha sufrido una variación.

Resulta conveniente, asimismo, hacer una revisión de las labores pendientes una vez a la semana, en especial si existen quehaceres que se encuentran en espera.

Hacer

Finalmente, encontramos la fase destinada a hacer, que se centra, como su propio nombre indica, en realizar los quehaceres previstos llevando a cabo una única tarea a la vez y sin dedicar ni un solo pensamiento al resto de labores con el fin de ser lo más productivo posible.

Conclusiones

El método Getting Things Done se ha convertido en uno de los más efectivos del mundo a nivel de productividad y también en uno de los más utilizados.

Y es que se trata de una metodología que permite incrementar la productividad y la eficacia a la hora de realizar tareas, aprender a delegar, reducir los niveles de estrés en el trabajo, aprovechar mejor el tiempo y organizar el día a día de un modo más eficiente.