Para muchas empresas, trabajar con un proveedor externo supone una alternativa que ahorra costes e incrementa la efectividad de los diferentes departamentos. Por esta razón, el outsourcing o externalización es un servicio cada vez más demandado por las compañías. Eso sí, a la hora de recurrir a un proveedor externo no hay que pensar sólo en ahorrar costes; también tenemos que pararnos a pensar que departamentos son más susceptibles de ser externalizados, como lo hacemos y quién será nuestro proveedor. Es lo que llamaremos en este artículo: La metodología de outsourcing.
Una buena metodología de outsourcing podría dividirse en cinco fases: evaluación, planificación, contratación, transición al nuevo modelo y finalmente fase de trabajo.
1.- Fase de evaluación
En la primera fase o de evaluación, debemos analizar si la externalización de determinados departamentos pueden mejorar su gestión o reducir costes. En caso afirmativo, hay que definir el alcance que queremos dar al servicio de outsourcing, es decir, cuáles son los trabajos concretos que queremos externalizar, como afecta a nuestros recursos humanos y hasta donde queremos llegar con esos servicios. Esta fase no debe ocupar demasiado tiempo. En una semana deberíamos tener un análisis de los objetivos que buscamos.
2.- Fase de planificación
La fase de planificación sirve para buscar al proveedor de servicios adecuado. Dependiendo del área o del departamento que pretendemos externalizar, optaremos por una u otra consultora especializada dentro de nuestro entorno (externalización de recursos humanos, outsourcing financiero, comercial, etc.). Evidentemente, en este artículo no voy a dar una lista de empresas de outsourcing, pero en España disponemos de importantes consultoras que ofrecen este servicio de manera muy profesional, entre ellos, Dipcom Corporate, que llevamos ofreciendo estos servicios desde el año 2006.
Reportaje EL PAÍS – Sobre Dipcom Corporate
3.- Fase de contratación
En esta fase estableceremos la relación contractual que vamos a mantener con el proveedor seleccionado. Es conveniente que revisemos con meticulosidad el contrato que vamos a firmar. En él se tienen que definir con claridad los servicios concretos que desempeñará la empresa de outsourcing, el tiempo de dedicación, los objetivos planteados y el tiempo que van a durar los servicios. Es aconsejable que un asesor te ayude en la revisión del contrato; aunque normalmente suelen ser contratos sencillos con cláusulas estándar.
4.- Fase de transición
La cuarta fase dentro de la metodología de outsourcing es la de transición al nuevo servicio. Aquí se establecen los procedimientos que permitan al proveedor tomar el control. Hay que traspasar paulativamente todas la responsabilidades del departamento, y dotar a la empresa de outsourcing de todas las herramientas necesarias para el buen gobierno del área externalizada. Cuanta más información y más herramientas disponga el proveedor, mejor desempeñará su trabajo en nuestra empresa.
5.- Fase de trabajo
Finalmente, llega la fase de trabajo. Deberemos de dar a la empresa de outsourcing la autonomía necesaria para desempeñar su labor de manera independiente y eficaz. Sin embargo, es necesario un diálogo constante entre la gerencia y el proveedor para que el trabajo y como los objetivos de la organización estén coordinados.
En resumen, si seguimos una metodología como la que he descrito en este artículo es difícil que nos equivoquemos. Al final, la planificación de todo el proceso garantiza el éxito. Todo tiene que tener un plan bien definido; desde la identificación de las necesidades de nuestra empresa, hasta la contratación del proveedor de servicios adecuado. Así evitaremos sorpresas y frustraciones.
Yo soy socio director en una Consultora especializada en outsourcing financiero, dirección general, contable y de recursos humanos para empresas. En Dipcom Corporate, contamos con expertos independientes que se encargan de planificar y controlar permanentemente la “salud financiera” de nuestras empresas cliente, junto al empresario, ayudándole a tomar las decisiones necesarias para garantizar el equilibrio financiero en el corto, medio y largo plazo. Si quieres más información sobre nuestros servicios de externalización, contacta conmigo a través de este formulario.
